Privacyverklaring Huddle B.V.

Huddle B.V. (''Huddle''; ''wij''), gevestigd in Nederland, levert diensten aan onze websitebezoekers (''jij''). Onze diensten bestaan uit het leveren van community software waarmee onze klanten hun eigen community websites op het Huddle platform kunnen hosten en onderhouden, en andere Diensten (de "Diensten"). Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van deze Diensten.

Wij vinden zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van het grootste belang. Persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking houden we ons aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de "AVG") en overige wet- en regelgeving. Deze Privacyverklaring zet uiteen hoe wij gegevens verzamelen en gebruiken, in overeenstemming met de AVG.

Wat is onze rol
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de benodigde persoonsgegevens die je als klant of bezoeker van onze website met ons deelt. Wij zijn verwerker van de persoonsgegevens van jouw klanten die via onze systemen lopen door het gebruik van onze producten of diensten. Voor deze persoonsgegevens ben je dus zelf de verwerkingsverantwoordelijke. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, en met welk doel wij dat doen. Wij raden je aan deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Deze Privacyverklaring heeft betrekking op onze websites, https://www.thehuddle.nl/ en https://leden.thehuddle.nl; gerelateerde websites; en Diensten.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 27-09-2023.

Gebruik van persoonsgegevens als je klant bent van Huddle B.V.

Als je gebruik maakt van de Diensten die Huddle BV aanbiedt, dan deel je persoonsgegevens met ons. Wij verzamelen en maken gebruik van persoonsgegevens die jij, je bedrijf, direct of indirect met ons deelt. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze privacyverklaring, tenzij daar vooraf expliciet toestemming voor is gegeven.

Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Wanneer je gebruik maakt van onze Diensten, dan kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, achternaam;
• Contactinformatie: adres, e-mail, telefoonnummer;
• Betaalinformatie; BTW nummer, Bankrekeningnummer;
• Afbeeldingen waarmee u kunt worden geïdentificeerd;
• Andere informatie die u vrijwillig besluit te delen met ons: social media accounts, login ID, IP-adres, feedback en meningen.
• Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het algemeen voor de volgende doeleinden:

• Aanmelden en verifiëren / authenticeren van gebruikers van de Diensten;
• Communicatie tussen IMU en websitebezoekers;
• Opmaken en versturen van facturen
• Spampreventie;
• Het versturen van nieuwsbrieven via e-mail;
• Analyse van statistieken en optimalisatie van de Diensten.

Gebruik van persoonsgegevens als je onze website bezoekt

Huddle B.V. analyseert je gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op je voorkeuren

Huddle B.V. verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. Voor het verwerken van de persoonsgegevens tijdens je bezoek aan onze website vragen wij altijd je toestemming. Als je geen klant bent van Huddle BV en je wilt wel onze nieuwsbrief ontvangen dan vragen wij ook hiervoor je toestemming.

Iedere mail die wij naar je sturen in het kader van deze bepaling bevat een optie om je direct weer af te melden van de betreffende mailinglijst. Ben je wel al klant van Huddle BV dan sturen wij je onze nieuwsbrief op basis van ons gerechtvaardigd belang om je op de hoogte te stellen van nieuwe ontwikkelingen in onze producten en/of diensten. Iedere mail die wij naar je sturen in het kader van deze bepaling bevat een optie om je direct weer af te melden van de betreffende mailinglijst.

Bewaren van persoonsgegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het realiseren van de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. In het algemeen bewaren we persoonsgegevens van onze websitebezoekers 3 maanden.

Je rechten

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je onder andere recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van je verzamelen en verwerken. Ook heb je in bepaalde gevallen het recht om deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ons verzoeken om het gebruik van je persoonsgegevens te stoppen of je kunt ons verzoeken om je gegevens in een machine readable formaat te verstrekken.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen kun je direct contact met ons opnemen via [email protected]. Wij zorgen er dan voor dat je een kopie krijgt van de persoonsgegevens die wij over je verwerken, of wij geven een gefundeerd antwoord op je andere verzoeken. Om zeker te weten dat wij een verzoek van de juiste persoon in behandeling nemen is het mogelijk dat wij je identiteit willen verifiëren. Om dit mogelijk te maken vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs te sturen (het BSN-nummer en de foto moeten dan gemaskeerd worden) zodat wij deze verificatie kunnen uitvoeren.

Daarnaast is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Delen met anderen

We zullen je persoonsgegevens niet delen met anderen zonder je toestemming, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die jij, of je organisatie, met ons hebt afgesloten, of tenzij dit voor ons een wettelijke verplichting is.

Doorgifte van persoonsgegevens

Voor de realisering van de doeleinden beschreven in deze Privacyverklaring kunnen wij je gegevens overdragen aan partijen buiten de EER. Wanneer dit het geval is, zullen wij de juiste maatregelen nemen om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn. Voor overdrachten naar de Verenigde Staten zorgen wij ervoor dat met een dergelijke Amerikaanse partij Standard Contractual Clauses zijn afgesproken of dat deze partij aan het geldende EU-VS verdrag voldoet. Ook voor overdracht van je persoonsgegevens aan andere landen buiten de EER controleren wij altijd bij de Europese Commissie of met deze landen een adequaatheidsbesluit is afgestemd.

Analytics

Gegevens die je verstrekt, kunnen worden bewaard voor het maken van statistische analyses, waaronder via Google Analytics en Piwik. Deze statistieken worden gebruikt om de Diensten te optimaliseren. Zo kunnen wij zien hoe onze bezoekers de website gebruiken en op basis daarvan de website verbeteren. Waar mogelijk, zullen we deze gegevens pseudonimiseren.

Cookies

Wij willen je op een gebruiksvriendelijke manier relevante en persoonlijke informatie kunnen bieden. Hiervoor maken wij op onze websites gebruik van verschillende soorten cookies. Wij plaatsen bijvoorbeeld cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters, het afspelen van video en caching om de website sneller te maken. Ook gebruiken wij analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy.

Daarnaast plaatsen we cookies die je surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij het eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Onze website gebruikt de Google Ads Remarketing service om te adverteren op websites van derden (inclusief Google). Deze advertenties zijn gericht op bezoekers die onze website hebben bezocht.

In het algemeen worden cookies bewaard voor de duur van de (browser)sessie. Bovendien kan je IP-adres worden opgeslagen in de logbestanden van onze webserver als je van onze Diensten gebruik maakt. Dit is noodzakelijk om onze Diensten op de juiste manier te beheren en te beveiligen. We gebruiken het IP-adres niet om je onlinegedrag te volgen of te registeren. Meestal zijn we niet in staat om het IP-adres te koppelen aan je naam, adres of andere identificerende informatie, behalve wanneer je ons dergelijke informatie verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres.

Je kunt je afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Beveiliging

We zorgen ervoor dat persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking worden beveiligd. Wij hebben onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

• Logische toegangscontrole, gebruik van wachtwoorden en mogelijk een tweede factor;
• Encryptie van data;
• Pseudonimiseren van data;
• Het gebruik van Virtual Private Servers (VPN) toegankelijk met de SSH-sleutel;
• Overdrachten alleen over SSL;
• Purpose-bound toegangsbeperkingen;
• Controle van erkende autorisaties.

Websites en Diensten van derden

Onze Diensten en producten omvatten activiteiten gerelateerd aan het leveren van community software waarmee onze klanten hun eigen community websites op het Huddle platform kunnen hosten en onderhouden. Onze klanten bepalen wat voor soort gegevens zij verzamelen op of via hun community. We verwerken dergelijke gegevens alleen namens onze klanten.

Binnen onze producten en diensten bieden wij de mogelijkheid om gebruik te maken van ondersteuning door externe toepassingen zoals Azure OpenAI en OpenAI. Je besluit altijd zelf om deze externe toepassing te activeren, wij hebben alleen de mogelijkheid ingebouwd.

Bij het gebruik van externe toepassingen als Azure OpenAI en OpenAI ben jij zelf verantwoordelijk voor het eventueel (laten) verwerken van persoonsgegevens en het intellectuele eigendom van de gegevens die je met behulp van deze externe toepassingen genereert.

Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om videomateriaal op je platform te hosten voor je klanten of platform leden. Dit onderdeel van onze dienstverlening hebben wij uitbesteed aan een externe partij, BunnyNet waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten en afspraken gemaakt over
de veiligheid van die gegevens. Ook hier geldt dat je altijd zelf verantwoordelijk bent voor de inhouddie je op het platform (laat) plaatsen.

Als je vragen hebt over informatie die onze klanten op of via hun website verzamelen, dan kun je contact opnemen met de organisatie die de website heeft opgezet. Onze klanten bepalen zelf welke andere diensten of plug-ins ze gebruiken. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op dergelijke andere diensten of plug-ins, noch op websites van derden die worden bezocht via links. We kunnen niet garanderen dat deze derden je persoonlijke gegevens veilig en betrouwbaar behandelen. Wij adviseren je om ook de privacyverklaringen van deze partijen te lezen.

Wijzigingen privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring indien nodig wijzigen. Belangrijke wijzigingen zullen we aankondigen op onze website. Voorgaande versies van onze privacyverklaring archiveren we online.

Huddle B.V.

Newtonlaan 281

3584 BH Utrecht

The Netherlands